ระดับหนังสือของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มี 3 ระดับ ได้แก่
1) ระดับกระทรวง จะใช้ได้เฉพาะหนังสือภายนอก ที่หัวหน้าส่วนราชการเป็นผู้ลงนาม (รัฐมนตรีว่าการกระทรวง ปลัดกระทรวง)
2) ระดับกรม จะใช้ได้เฉพาะหนังสือภายนอกที่หัวหน้าส่วนราชการเป็นผู้ลงนาม (ผู้บริหารระดับสูง ของสำนักงานปลัดกระทรวง หัวหน้าส่วนราชการของกรม)
3) ระดับสำนัก/กอง จะได้ทั้งหนังสือภายในและภายนอกที่ติดต่อระหว่างส่วนราชการระดับสำนัก/กอง (ผู้อำนวยการของสำนัก/กอง เป็นผู้ลงนาม)